Með því að nota handbókarkerfi Þekkingar í SharePoint er verið að tryggja að öll skjöl séu geymd á miðlægum gagnagrunni þar sem starfsfólk getur nálgast handbækurnar á auðveldan og öruggan hátt.
Handbækur í slíku kerfi eru settar upp á þann veg að skjöl finnist fljótt og örugglega með því að nota skipulagða flokkun á skjölum og með því að setja upp hinar ýmsu sýnir á þau skjöl sem verið er að leita að.
Öll skjöl eru flokkuð með lýsigögnum sem hentar hverri handbók fyrir sig:
- Tegund skjals
- verklagsregla (VLR)
- vinnulýsing (VLS)
- eyðublað (EBL)
- kennsluefni (KEN)
- leiðbeiningar (LEB)
- gátlistar (GÁL)
- Ábyrgðarmenn skjala – (allir ábyrgðarmenn eða bara ákveðin ábyrgðarmaður)
- Endurskoðunardagsetning
- Kafli
- Staða skjals (t.d. vinnustaða – útgáfuferli)
- Verkferli (t.d. samþykktarferli – endurskoðunarferli)
Efnisstjórn skjala og mála
Handbókarkerfi Þekkingar býður upp á einfalda stjórnun á skjölum og góða aðgangsstýringu.
- Hægt er að setja upp einfaldar sem og flóknar handbækur og flokka skjöl eftir hentugleika.
- Hægt er að setja upp verkferli á borð við samþykktarferla, endurskoðunarferla ofl.
- Setja lýsigögn og efnisorð á skjöl til að auðvelda flokkun.
- Fylgjast með breytingarsögu skjala (check in and check out).
- Fylgjast með útgáfustýringu skjala (versioning) en með því er hægt að skoða eldri útgáfur skjala
- Búa til sniðmát af skjölum og margt fleira.
